Al hilo de una consulta planteada al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) en relación con la pérdida por parte de un auditor de la documentación referente a diferentes trabajos de realizados por él, este organismo ha tenido ocasión de pronunciarse sobre el deber de conservación y custodia por parte de los auditores de la dicha documentación.

En principio, los auditores de cuentas deben conservar y custodiar la documentación referente a cada trabajo de auditoría de cuentas durante un plazo de 5 años a partir de la fecha del informe de auditoría, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe.

Sin embargo, en caso de existir reclamación, juicio o litigio en relación con el informe de auditoría o en el que la documentación pudiera constituir elemento de prueba, el plazo se extenderá hasta la resolución o sentencia firme, o finalización del procedimiento, o hasta que hayan transcurrido cinco años desde la última comunicación o intervención del auditor de cuentas en relación con el conflicto en cuestión.

Durante los referidos plazos, el auditor es responsable de adoptar las medidas necesarias para su salvaguarda y conservación, incluso aunque cause baja en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas.

Si, a pesar de dichas medidas, el auditor pierde la documentación, tiene 10 días para comunicarlo por escrito al propio ICAC, indicando las circunstancias de la pérdida, el detalle de los trabajos afectados y su alcance y extensión.